CONTROL Y SEGUIMIENTO A LA CORRESPONDENCIA

Para controlar el manejo de la correspondencia en cada una de las oficinas es indespensable radicar en las Unidades de la Correspondencia o en el grupo de Administracion de Documentos, asi controlar o producir un tramite por cualquier medio como manual o automatizada, esto es necesario para implementar instrumentos de control.

2.1 Recepcion de comunicaciones oficiales y otros envios en la dependencia.

El encargado de recibir la comunicion oficial debera registrar y confrontar el formato decomprobante y debera ser devuelto y firmado segun las observaciones correspondientes a la Unidad de Correspondencia.

2.2 Distribucion y tramite de la correspondencia en la dependencia.

El encargado de recibir la correspondencia de cada dependencia debera seguir los siguientes tramites:

2.2.1 Llevar la comunicacion a funcionarios

2.2.2 La fecha de devolucion debe estar acorde con lo que los funcionarios la tramitacion para evitar para evitar que figuren como pendientes de tramite.

2.2.3 La comunicacion que no tiene respuesta debe estar archivada ya que no es necesaria

2.2.4 Se debe adjuntar el antecedente a la respuesta para que los funcionarios de la Unidad de Correspondencia lo pueda registrar estos documentos o correspondencia externa pueden ser (Centros de formacion Profesional, entidades, personas naturales, regionales).

2.3 RECORDATORIOS DE CORRESPONDENCIA

2.3.1 La Unidad de Correspondencia se encarga de recordar como una alerta a cadad una de las dependencias las comunicaciones que se encuentran pendientes de tramite, para ser registrados como soporte de los archivos de gestion ya que no requieren respuesta.